财务与会计系列文章（二）| 财务运营系统：以电子发票应用为例
本文节选于《财务与会计》2018年第九期
财务运营系统处于财务信息系统的核算层，是财务运作中的事务处理系统，主要进行财务基础交易业务的处理。财务运营系统与业务系统以及会计核算系统之间的关系如图1所示。财务运营系统在信息系统整体架构中实现了财务流程和业务流程的有机融合，主要包括：合同管理系统（销售合同管理系统、采购合同管理系统）、发票管理系统（采购发票系统、销售开票系统）、营收稽核系统、网上报账系统、电子影像系统、电子档案系统等。
图1 财务运营系统与业务系统以及会计核算系统之间的关系示意图
自2013年6月开具全国首张电子发票以来，电子发票以其信息化传递途径、电子化存储方式和更大的信息承载量等优势，在各行业得到了越来越广泛的应用。电子发票的应用主要包括开具、接收、报销和归档。A企业在财务信息系统的支撑下，借助电子发票服务平台，实现了电子发票的全生命周期管理。
自从国家出台电子发票相关政策后，A企业积极向主管税务机关申请开通电子发票资格，税务局核定开具范围等信息后，开始备案使用。电子发票的开具与订单到收款（Order to Cash）的流程紧密相关（如图2所示）。
图2 电子发票开具应用示意图
1．电子发票在业务流程中的应用。A企业与客户签订合同后，通过销售订单系统与企业的发货系统对接，接收采购订单，安排仓库备货；与电子发票应用平台对接，获取客户开票信息，完成电子发票开具。开票成功后，平台自动推送电子发票，客户或经办人使用邮箱、手机APP、微信等途径接收电子发票，也可以在企业电子发票应用平台上下载PDF格式的电子发票。
2．电子发票在财务流程中的应用。电子发票开具后在财务流程的应用体现在三方面，一是与企业的账务核算系统对接，以电子发票的信息来完成收入和应收账款的确认；二是与电子档案系统对接，以电子化档案存储，无需打印保管；三是通过电子发票应用平台，归集企业开具的发票信息和种类，方便财务大数据分析。
在发票开具环节应用电子发票，一方面可以降低A企业发票各环节的显性成本，另一方面也降低了票随货走的匹配、等待成本。在电子发票模式下，仓库安排实物发货，电子发票开具后，通过多途径电子化传递给客户，使发货流和票据传递流分开，互不影响，提升了A企业的库存周转效率和资金使用效率。
电子发票的接收与采购到付款的流程（Purchase to Payment）紧密相关，主要包括电子发票的接收路径、报销入账和存储归档（流程如图3所示）。
1．电子发票的接收。A企业内部建立了发票验证系统，前端用于接收各类发票，后端通过第三方发票服务平台与税务局系统对接，完成发票的验证。对于员工接收的电子发票，企业一方面读取电子发票的关键信息，转化为报销单据信息，简化报销填单过程；另一方面利用虚拟打印技术，将PDF文件转化为影像，提单审核环节直接以影像形式展开，快速高效。针对部分有电子发票开具平台的供应商，发票验证系统直接与供应商系统对接，完成电子发票的接收。
在此电子发票服务平台上，发票状态与报销状态同步变化，处于审核中、已通过和已入账的电子发票均被锁定，降低了重复报销的风险。
图3 电子发票接收示意图
2．电子发票的报销和归档。电子发票接收后，后端与网上报账系统或手机版报销APP对接，经办员工在“待我报销”的发票清单中勾选，完善报销相关的项目、合同等信息后，实现报销单据的提交。经过业务审批、财务审核，通过与ERP账务核算系统的对接，自动完成入账。
审核通过的电子发票与相应的报销凭证、入账凭证一起，会归集到A企业的电子档案系统，形成企业的电子会计档案，以电子信息的方式永续保管。
3．电子发票接收应用的意义。首先，电子发票降低了员工对发票的管理成本，缩短了等待时间，有效提升了员工满意度。同时，发票以电子信息传递，避免了因发票丢失和破损而不能报销的尴尬。其次，电子发票接收应用降低了A企业的运营成本。财务人员无须面对各式各样的纸质发票，提高了入账效率和质量；档案管理工作简化，人力成本、邮寄成本等均降低；财务部门也不必为没有足够大的空间保管原始票据而担忧。第三，电子发票助力A企业实现精细化管理。电子发票应用过程中，外部与供应商系统对接，或者员工输入电子发票信息，内部与账务系统对接，实现了企业上下游数据的互联互通，减少了数据孤岛，真正实现了数据一点录入，全程共享；另外，电子发票也可以帮助A企业归集和管理多平台、多来源的电子发票，降低了假票带来的风险，杜绝员工的虚假报销和重复报销，实现发票的精细化管理。最后，电子发票可以更好地完善A企业的电子会计档案管理。从电子发票的申请、开具、管理到电子发票入账归档全部由系统完成，员工和企业财务工作者都可以随时查看电子发票的状态，形成企业的电子发票库，同时电子发票影像自动成为电子会计档案，有利于档案的实时检索和查询，真正实现了会计档案的电子化管理。
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